계정 결제보다 업무 승인 범위를 먼저 정하기
회사 규정에서 금지한 자료는 개인 판단으로 넣지 않습니다. 규정이 없다면 공개 자료나 가상 데이터로 초안을 만들고, 비공개 자료는 담당자에게 승인 범위를 문의하세요. 이름만 지워도 거래 내용이나 조합된 정보로 대상을 알아볼 수 있으므로 이름 삭제를 무조건적인 허용 기준으로 삼지는 않습니다. 아래는 회사별 기준을 만들기 위한 예시이지 법적 허용 판정표가 아닙니다.
| 요청하려는 일 | 승인할 범위 | 그 승인에 포함되지 않는 일 |
|---|---|---|
| 공개 제품 설명 다듬기 | 회사 규정 안에서 공개 원문으로 초안 작성 | 가격·성능을 새로 만들어 게시 |
| 고객 회의록 요약 | 자료 반출 기준과 필요한 부분을 사전 승인 | 전체 고객 명단·첨부파일 추가 |
| 사내 문서 검색 | 지정 연결 계정·대상 폴더·조회 범위 | 다른 부서 자료까지 일괄 연결 |
| 고객 답장 작성 | 허용한 자료로 초안 작성과 담당자 검토 | 승인 없이 발송·공유 대상 확대 |
학습에 쓰지 않는다는 말과 보관하지 않는다는 말
OpenAI 공식 문서는 Business·Enterprise·Edu 작업공간의 업무 데이터를 기본적으로 모델 학습에 사용하지 않는다고 설명합니다. 이 보호를 개인 계정의 모든 이용이나 다른 업체 서비스에 그대로 적용하면 안 됩니다. 학습 사용, 저장, 삭제, 제3자 전달은 별개의 질문입니다. ChatGPT Work에서는 대화, 프로젝트 파일, 별도로 저장한 파일, 연결 서비스의 원본 등에 서로 다른 보관 규칙이 적용될 수 있습니다. 대화를 삭제해도 Library에 별도로 저장된 파일까지 함께 삭제되는 것은 아닙니다. 보안 담당자에게는 '학습 제외인가'뿐 아니라 '어디에 무엇이 남고 누가 삭제할 수 있나'를 함께 물어야 합니다.
연결한 계정이 읽고 바꿀 수 있는 범위
ChatGPT Work의 공식 관리 안내는 개인 연결과 공유·에이전트용 연결을 구분합니다. 공유 연결이 쓰는 계정에는 작업을 요청한 직원 개인보다 넓은 권한이 있을 수 있습니다. 플러그인 설치 허용, 앱 연결, 읽기·수정·발송 권한, 실행 전 승인 설정도 같은 결정이 아닙니다. 조회나 초안만 필요한 업무에는 지원되는 읽기 전용·작업 제한을 적용하고, 불필요한 공유 계정을 연결하지 않는 쪽으로 범위를 줄이세요. '발송하지 마'라는 요청 문장만으로 실제 발송 권한이 차단됐다고 판단하지 않습니다. 사용 가능한 제어는 요금제와 연결 앱에 따라 달라 관리자 화면의 적용 상태를 확인해야 합니다.
원본 문서가 비공개여도 요약본은 새로 공유됩니다
Space 공식 안내에 따르면 원본 링크는 원본의 접근 권한을 유지하지만, 페이지로 복사하거나 요약해 넣은 내용은 그 페이지 협업자에게 보입니다. 원본 폴더가 제한돼 있다는 이유로 요약본도 같은 제한을 받는다고 생각하면 안 됩니다. 공유 전에는 수신자, 페이지 권한, 본문에 옮겨진 고객 정보와 첨부파일을 확인하세요. 공개 게시물에 쓰는 초안이라면 비공개 사실이 섞였는지도 대조합니다. 읽기 전용 도구도 정보를 외부 서비스로 전달할 수 있고, 문서 속 악의적인 지시를 따르게 하는 위험도 남습니다. 읽기 전용은 정보 유출이 불가능하다는 뜻이 아닙니다.
승인 요청서와 잘못 입력했을 때의 연락 순서
다음은 실제 회사 자료 없이 만든 승인 요청 예시입니다. 목적: 공개 제품 설명을 바탕으로 고객 답장 초안 작성 사용 환경: 회사가 승인한 작업공간과 담당 계정 입력: 공개 설명과 가상 질문만 사용, 고객 원문·인증정보 제외 연결·실행: 사내 저장소 미연결, 초안만 작성, 외부 발송 없음 검토: 담당자가 가격·약속·수신자를 확인한 후 별도로 발송 보관: 대화와 별도 저장 파일의 처리 기준·담당자를 승인 시 확정 이 예시도 회사 규정을 대신하지는 않습니다. 승인 대상이나 자료가 바뀌면 기존 승인을 자동으로 넓혀 해석하지 마세요. 잘못된 자료를 입력했다면 추가 공유·자동 실행을 중단하고 시각, 작업공간, 자료 종류, 공유 대상을 보안 담당자에게 알립니다. 원문이나 비밀번호를 다른 문의 채널에 다시 붙여 넣지는 마세요. 관리자는 필요한 연결·권한·예약 작업을 각각 점검하고 회사 절차에 따라 접근 차단과 기록 보존을 결정해야 합니다. 채팅 삭제 하나로 사고 처리가 끝났다고 판단해서는 안 됩니다.